プルダウン(リスト)の作り方|項目の追加・削除にも対応【Excel】

Excelでは、セルに記入する内容をプルダウンから選択するように設定することができる。

  • 複数の人に記入してもらう場合に表記揺れを防ぐことができる
  • タイプミスを防いでデータ整理が簡単になる
  • (プルダウンが表示されると、なんだかスマートでかっこいい…)

といったメリットがある。

プルダウン(ドロップダウンリスト)の簡単だけれど、せっかくなのでちょっと工夫して、リストの項目の追加・削除にも自動的に対応してくれるプルダウンを作ったのでメモします。

プルダウン(ドロップダウンリスト)の基本的な作り方

まずは、プルダウンの基本的な作り方。
プルダウンは次の2ステップで作ることができる。

  1. リスト(セルに入れたい言葉の候補の表)を作っておく。
  2. 「データ」タブの「データツール」の中にある、「データの入力規則」から、ドロップダウンリストを作成する。

ステップ1:リストを作る

まずはじめに、セルに入れたい言葉の候補のリストを作成する。
例えば、A・B・C の中から選んで記入するようにしたい場合には、次のような表を準備しておく。

ステップ2:データの入力規則からドロップダウンリストを作成する

リストが準備できたら、プルダウンの作成に入る。

まず、プルダウンを設置したいセルを選択する。

次に、「データ」タブの「データツール」から、「データの入力規則」を選択する。
すると、画像のようなメニューが表示される。

メニューが表示されたら、「条件の設定」の「入力値の種類」で「リスト」を選択する。
すると、「元の値」という入力欄が新たに出てきて、参照範囲を指定できるようになるので、ここに先ほど作成したリストの範囲を指定する。

最後にOKを押せば、プルダウン(ドロップダウンリスト)の完成だ。
※セルをコピーすれば、プルダウンの設定もそのままコピーできる。

項目の追加・削除に対応したプルダウンの作成

基本的なプルダウンの作成方法は上に書いた通りだが、この方法ではリストの項目を追加・削除するたびにプルダウンのリスト範囲(参照範囲)を手動で変更しなければならないので面倒だ…。

そこで、項目の追加・削除に自動で対応してくれるプルダウンの作成を試みたので紹介。

他にも方法はあるかもしれないが、今回うまくいったのはプルダウン作成時のリスト範囲指定で、列全体を指定する方法。
(手で入力する場合は、例えばA列を指定する場合には「=$A:$A」と入力ればOK)

列全体をリストとして指定することで、今後その列に追加した項目が自動でプルダウンのリストに反映されるようになる。
また、削除した項目もプルダウンのリストから消えるようになる(指定した列の空白のセルはリストには反映されない)。

ちなみに、同じシートの中にリストを作成するのが邪魔な場合には、リスト用のシートを別に作成しておくのがオススメ。作業しやすくなるし、見栄えもよいので good!

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